Diseño, experiencia y código para optimizar el trabajo diario.
En Lean Finance, cada semana se generan decenas de reuniones con clientes. Cada una de ellas venía acompañada de una tarea que todos conocíamos demasiado bien: redactar el informe posterior. Una tarea necesaria, pero eternamente relegada. Enviar el resumen, los acuerdos y los pasos siguientes se convertía en un ritual de 20 minutos por reunión… cuando se hacía.
Durante años convivimos con informes incompletos, formatos incoherentes y un problema silencioso pero muy costoso: perder contexto. Lo que no se documenta, se olvida, y recuperar la información días o semanas después era una carrera de obstáculos.
Ese fue el punto de partida.
Y aquí es donde decidí intervenir.
Cada miembro del equipo tenía entre 10 y 15 reuniones semanales. Cada informe manual tomaba 20 minutos de media.
El resultado:
Entre 200 y 300 minutos por persona, cada semana, dedicados a informes.
Formatos distintos según quién los redactara.
Informes que directamente no se enviaban por falta de tiempo.
Dificultad para recuperar “qué se habló exactamente” en reuniones pasadas.
Cero estandarización visual.
Era una tarea que todos necesitábamos… pero nadie quería hacer.
Diseñé y coordiné todo el flujo de automatización: la estructura de carpetas, el comportamiento del sistema, la plantilla final…
y además creé todo el código y la parte técnica, entrando de lleno en un área que siempre me atrajo: automatización y programación aplicada al diseño.
Este proyecto fue también una puerta de entrada a un nuevo enfoque profesional: usar la tecnología para hacer que el diseño funcione mejor.
El objetivo era claro:
un sistema que tomara las notas generadas por Gemini y las transformara automáticamente en un informe limpio, estructurado y con el branding corporativo.
Sin intervención manual. Sin errores. Sin perder tiempo.
Primero analicé cómo interactuaban los empleados con las reuniones, las notas, los documentos y los clientes. Me pregunté:
¿Dónde está la fricción real?
¿Qué partes del proceso son repetitivas?
¿Qué puede hacer una máquina mejor que nosotros?
¿Cómo puedo simplificar al máximo la experiencia del equipo?
El usuario no debía “hacer” nada.
Solo tener su reunión.
El resto sucedería solo:
Gemini genera notas.
El sistema las detecta.
Extrae automáticamente información clave del documento (título, fecha, resumen, invitados, pasos, adjuntos…).
Crea una copia de una plantilla que diseñé desde cero.
Rellena cada campo con los datos extraídos.
Guarda el documento final en la carpeta correcta.
Mueve los archivos procesados para evitar duplicados.
Y todo en cuestión de segundos.
La plantilla fue un punto crítico: tenía que ser:
Estandarizada, para que todos los empleados comunicaran del mismo modo.
Clara, con jerarquía visual fuerte y bloques fácilmente escaneables.
Flexible, para que se adaptara a distintos tipos de reuniones.
Ligera y elegante, alineada con la identidad de Lean Finance.
A prueba de errores, usando estilos de texto, marcadores y una estructura modular.
El resultado: un documento visualmente limpio, con secciones claras para resumen, detalles, decisiones tomadas y próximos pasos.
Implementé todo el flujo en Google Apps Script, diseñando una estructura de carpetas inteligente para que cada usuario tuviera:
Origen de notas
Destino editable
Procesados
Destino final de informes
Revisados
El script hace comprobaciones, evita procesar documentos duplicados y registra IDs para asegurar que todo fluye sin intervención humana.
También configuré activadores, manejo de errores con notificaciones automáticas, y el proceso de limpieza para mantener el sistema siempre ordenado.
El beneficio fue inmediato:
200–300 minutos ahorrados por persona cada semana.
Cero informes sin enviar.
Estandarización completa.
Documentos accesibles, organizados y consistentes.
Reducción drástica de errores y pérdida de información.
Una experiencia interna más fluida y profesional.
Esto no solo libera tiempo…
también mejora la comunicación con los clientes y la trazabilidad interna.
El beneficio fue inmediato:
200–300 minutos ahorrados por persona cada semana.
Cero informes sin enviar.
Estandarización completa.
Documentos accesibles, organizados y consistentes.
Reducción drástica de errores y pérdida de información.
Una experiencia interna más fluida y profesional.
Esto no solo libera tiempo…
también mejora la comunicación con los clientes y la trazabilidad interna.
Este proyecto me recordó algo importante:
Diseñar algo que libera tiempo real para el equipo me recordó que se pueden explorar soluciones que van más allá de que un diseño se vea bien, sino todo lo que hay detrás para que el impacto sea real.
Además, fue otro paso más en mi introducción al mundo de la programación. Cuanto más avanzo en este camino, más claro tengo que mi futuro profesional pasa por combinar diseño y tecnología para crear soluciones más sólidas, inteligentes y escalables.
Esta automatización no solo mejora un proceso interno:
demuestra lo que ocurre cuando diseño y programación trabajan juntos para resolver problemas reales.
Un buen diseño no solo decora.
Optimiza, estructura, automatiza y libera.
Y ese es justo el tipo de impacto que quiero seguir creando.
